Administración como proceso y gestión

¿Qué es administración como proceso?

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es:

1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.
2. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.
3. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.
4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

Planeación

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Actividades importantes de control

a.    Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

b.    Pronosticar.

c.    Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

d.    Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

e.    Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

f.     Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

g.    Anticipar los posibles problemas futuros.

h.    Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Organización

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

Actividades importantes de organización

a.    Subdividir el trabajo en unidades operativas.

b.    Agrupar las obligaciones operativas en puestos.

c.    Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

d.    Aclarar los requisitos del puesto.

e.    Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

f.     Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.

g.    Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

h.    Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Ejecución

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades importantes de la ejecución

a.    Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

b.    Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

c.    Motivar a los miembros.

d.    Comunicar con efectividad.

e.    Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

f.     Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

g.    Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

h.    Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

Control

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.

Actividades importantes de control

a.    Comparar los resultados con los planes generales.

b.    Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

c.    Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

d.    Comunicar cuales son los medios de medición.

e.    Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

f.     Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

g.    Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

h.    Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

I.       Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso 

Administrativo de la siguiente manera.

Qué es gestión

Es la capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos, con el adecuado uso de los recursos disponibles.

Proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otros individuos.

La gestión es quizá uno de los elementos más abstractos contenidos dentro del argot gerencial moderno, manejar una empresa se resumía en el cumplimiento de varios procesos administrativos fundamentales y muy precisos, a través de los cuales era posible convertir los recursos de la empresa en productos. Entender la gestión a la luz de planificar, ejecutar, dirigir, controlar y evaluar provee una visión bastante elemental, que deja de lado una diversidad de aspectos involucrados en la coordinación de grupos humanos y recursos limitados para alcanzar objetivos. 

La gestión es esencialmente algo muy similar a ejecución, a la capacidad de hacer, de sincronizar aspiraciones y objetivos bajo la premisa del uso eficiente de recursos y capacidades para lograr beneficios dentro de parámetros aceptables de eficiencia. Asimismo, posee componentes fundamentales que se refieren a la estrategia, los procesos internos, la cultura, los productos y el mercado. 

La gestión como el modo particular de proceder de cada empresa, con el fin único de alcanzar la misión del negocio, expresada en el trabajo mismo de cualquiera que debe enfrentar los problemas y aportar soluciones para asegurar los mejores resultados. La gestión no posee fórmulas secretas ni requiere de habilidades extraordinarias, pues su principal punto de apoyo está en la capacidad de hacer y concentrar el esfuerzo en un espacio y tiempo a través del cual se logran los mejores resultados.