La administración y organización estructural de una Mype

Las MYPES en el Perú representan  más del 98% de las empresas, lo cual es una gran fuente generadora de empleo; el personal que labora en las diversas MYPES representa la mayor parte de las estructuras organizacionales de las empresas, seguido de los recursos materiales, tecnológicos y económicos. La estructura de las empresas presenta un gran problema que no permite el desarrollo como organización, causando bajo rendimiento en los negocios y más aún salidas de empresas del mercado; por ello, es importante que toda empresa debe estar constituida por medio de políticas, estrategias y normas para el desenvolvimiento de sus actividades  de acuerdo a su tamaño y giro. Organizar una empresa consiste en proporcionar todos los elementos necesarios a los trabajadores para el desarrollo de sus actividades y la ejecución adecuada de sus funciones para lograr los objetivos propuestos.  A pesar de que muchas empresas cuentan con los recursos suficientes para el buen funcionamiento de su organización no se obtiene buenos resultados, pero ¿a qué se debe la baja productividad de las empresas?, acaso ¿Los dirigentes de las empresas no saben administrar los recursos que poseen para el buen desempeño de sus trabajadores? Esto es debido a que estas empresas no adoptan la estructura organizacional adecuada, incluyendo la poca capacitación y motivación que recibe el capital humano de las empresas, pues no llegan a satisfacer las necesidades laborales para el mayor desempeño de estas organizaciones.

Luego de haber analizado cómo funcionan las empresas, pasaremos a tocar el tema central de nuestra tesis, la administración y organización estructural  de una Mype.

De acuerdo con Proinversión, la pequeña empresa posee una estructura que adapta todas las características de los individuos que la componen, al desarrollo de la empresa y al giro del negocio. Cada MYPE deberá determinar el tipo de estructura que le resulte más conveniente en relación con su nivel de desarrollo, actividad, composición interna y objetivos. Esta estructura organizacional irá cambiando en función de la evolución de la MYPE con el tiempo. El diseño de una estructura apropiada es el primer paso de la organización empresarial. Este consiste básicamente en asignar a cada empleado tareas individuales y establecer o definir las relaciones entre las diferentes personas que deben realizar las tareas establecidas. Con lo expuesto en el texto, desde nuestro punto de vista para toda pequeña empresa es de vital importancia contar el apoyo de sus colaboradores para así crecer y tener una mejor estructura con el pasar del  tiempo, ya que, así lo exige el mercado y conforme a la evolución de la empresa, además es de suma importancia un buen diseño de la estructura laboral y una buena organización de las Mypes pues es la base de una empresa para su buen desempeño.

Por otro lado BARRAGÁN (2002) establece cuatro estructuras organizativas básicas: La estructura simple, estructura funcional, estructura divisional y estructura matricial. Estructura simple; el control de la empresa se rige individualmente por una persona. Es decir el gerente propietario controla todas las actividades y toma todas las decisiones referentes al funcionamiento de la empresa. Así mismo suele tener actividades como asesoría legal o contable que es proveída por una tercera persona fuera de la empresa (subcontratación).Sin embargo, si la empresa crece el control por una sola persona se hace más difícil. Por ejemplo esta estructura se puede aplicar en un pequeño negocio que haya sido recién iniciado y que cuente con 4 o 5  persona o que su rubro laboral no necesita de muchos colaboradores, es decir, un negocio de fabricación de muebles, calzado, un pequeño restaurante, confecciones, panadería. Por consiguiente, podemos decir que esta estructura es de suma importancia  para todo pequeño negocio que recién este empezando en el mercado, pues, el propietario como dueño y propietario necesita llevar el control personalmente, así tener contacto directo del funcionamiento de su pequeña empresa y esto permite una toma de decisiones mucha más rápida.

Estructura funcional; se basa en la idea de F. W. Taylor según la cual la mayor productividad de un obrero se alcanza rompiendo la unidad de mando. Es una estructura típica de pequeñas empresas que han crecido lo suficiente como para que una sola persona no sea capaz de dirigir todas las actividades de la empresa. Por eso se contratan especialistas en cada área. Sin embargo  las desventajas de contratar varios especialistas, es que se retrasa el tiempo de la toma de decisiones, ya que, se tiene que pedir e informar a todos encargados de las áreas la toma de decisión. La actividad principal del Director consiste entonces en coordinar e integrar todas las áreas. Este tipo de estructura se puede aplicar en el caso de la pequeña empresa, en el cual se suele agrupar el trabajo en unidades funcionales. Esta estructura se sustenta en actividades clásicas que son necesarias llevar a cabo, como producción, contabilidad, marketing, finanzas, entre otras y que son trabajadas dentro de la empresa. De acuerdo con el texto, expresamos que esta estructura es de gran necesidad e importancia en el área administrativa, ya que, permite que todo esté bajo un control organizado y así pueda la empresa mejorar y llevar una buena producción.

La tercera y cuarta estructura es la Divisional y la Matricial, la primera estructura, es aquella que divide la empresa en unidades o divisiones en función de los productos o servicios, áreas geográficas o procesos. Por lo general, cada una de las divisiones incorpora especialistas funcionales y se organiza por departamentos. Esta estructura incrementa el control operacional, estratégico y enfoca los recursos de la empresa en los productos y mercados objetivos. Por último se encuentra la estructura Matricial, la cual es una combinación de la estructura funcional y la divisional. Por lo general, los departamentos funcionales se combinan con los grupos de productos bajo un mismo proyecto. Es utilizada cuando ni la estructura divisional ni la funcional se adaptan correctamente. Esta estructura incrementa la respuesta al mercado, gracias a la colaboración, al trabajo conjunto entre las diferentes áreas, mejora la comunicación, coordinación y flexibilidad entre las distintas áreas de la empresa. La síntesis de estas cuatro estructuras, es mantener una adecuada organización estructural para cada tipo de empresa que exista dentro del mercado o se este iniciando.

Por todo lo dicho según Barragán, plantea los tipos de estructura que una empresa debe adaptar a su organización, pues el capital humano es una de las fuentes de producción de Mypes a comparación de una gran empresa, el cual lo representa las maquinarias, si una Mype no tiene una estructura organizacional se generan muchas ineficiencias en ella, los procesos de toma de decisiones no serán claros.

Es probable que los medianos y pequeños empresarios piensen que integrar a sus empresas una estructura organizacional no es necesario debido a su tamaño. Pero las Mypes al igual que las grandes compañías tienen un objetivo y una misión, razón por la cual instrumentar una herramienta que le permitirá alcanzar con mayor facilidad las metas que se ha planteado, por eso los directivos de una empresa deben asegurarse que la estructura tomada para su empresa sea la correcta para un buen desempeño de sus colaboradores y la compañía. Así como es importante el establecer una estructura también lo es la organización, según Ayala (2005) la organización empresarial se refiere a la organización de los recursos humanos, financieros y materiales de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados. Una organización debe estar estructurada de tal forma que las personas puedan llevar a cabo sus labores eficientemente. La organización debe estar proyectada de tal manera que cada uno sepa en que se van a desarrollar en sí, cuál es su campo laboral y eliminar obstáculos en la ejecución de las actividades, causados por la confusión e incertidumbre y para permitir un flujo de comunicaciones. Para establecer una organización existen principios uno de ellos es la división del trabajo que consiste en descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general, la única manera de poner este principio en práctica es por medio de la coordinación, debe haber unidad de criterio, y por ende, unidad de esfuerzo, donde se valore el trabajo. Otro de los principios es de Autoridad-Responsabilidad, en toda organización debe existir una clara línea de autoridad, que se extienda hacia cada uno de los subordinados, y cada trabajador debe ser responsable del cumplimiento de las funciones asignadas. Pero a la vez debe existir flexibilidad por parte de los líderes  para el alcance sus objetivos y metas, frente a situaciones cambiantes. En conclusión, los principios de la organización permiten agilizar el trabajo y presentar grandes resultados conforme se desarrolla la empresa y esto se deberá al buen manejo del líder, quien estará adaptado a los cambios que se vendrán en un futuro dentro de la organización, todo directivo, dueño o gerente de la empresa debe mantenerse actualizado, ya que, es una forma de ser competitivos en el campo laboral.

La planeación respecto a los recursos humanos es la actividad para identificar las necesidades actuales y futuras de recursos humanos de la Mype, su incremento y capacitación, así como el bienestar de quienes laboran en una empresa. La compensación y capacitación de los recursos humanos son partes esenciales para la supervivencia, competitividad y funcionamiento de las Mypes. Más aún si se tiene en cuenta que en una pequeña empresa los recursos humanos representan por lo general el mayor componente de los costos totales. De acuerdo con el texto expuesto, decimos que esta etapa es esencial dentro de la organización, ya que, en ella podemos llevar un control adecuado de los planes y acuerdos que se tiene para el futuro de la empresa.

La compensación puede ser de manera directa como salarios, bonos e incentivos y de forma indirecta con vacaciones, servicios y otras prestaciones de la empresa; Es importante que los empresarios tengan en cuenta algunas características del trabajador, como el conocimiento y las habilidades adquiridas gracias a una educación continuada y el comportamiento profesional y personal dentro de la empresa. Asimismo, los incentivos deben manejarse en conjunto, pues es una manera de dar una compensación justa a cada trabajador de acuerdo a su esfuerzo. Por lo tanto, decimos que la compensación es una gran motivación para el colaborador y así lograr que los empleados aumenten su nivel de productividad, ya que, ellos sienten que son importantes para la empresa.

La capacitación de su personal es uno de los desafíos más importantes que enfrentan las Mypes, pues la globalización impone un ritmo acelerado de cambios que exigen un aprendizaje continuo. Es por ello, que la mejor metodología para capacitar a los empleados es la de aprender haciendo. Esto consiste en introducir el aprendizaje por error o por experiencia, sea esta última la propia o la de otros. Esta metodología admite que se cometan errores y se desarrollen experiencias que no solo nos permiten aprender de ellas sino también identificar actitudes, pensamientos y formas de comportamiento. Entonces la capacitación es una fuente de motivación y de superación para los colaboradores y de esta manera los colaboradores estén más preparados para enfrentar a las metas, retos y objetivos que la empresa va planteando después de una adecuada planeación.

Llegamos al final de este ensayo y en como conclusión, podemos decir que la administración y la organización estructural de una Mypes, es una herramienta donde las empresas pueden reconocer con mayor facilidad las habilidades de sus empleados y de esta forma ubicarlos donde su conocimiento y experiencia les permita un mejor desempeño y aporte para el negocio. Es de suma importancia para toda aquella empresa que este dentro del mercado laboral o recién se esté iniciando y con ello poder combatir con la gran cantidad de empresas informales existentes aún en nuestro país, con la baja productividad y un ambiente desorganizado dentro de la empresa; y así  poder incrementar la productividad de toda organización y de un país. Pero todo esto depende netamente y únicamente de los Gerentes y propietarios de las empresas, para que puedan avanzar en el mercado laboral y puedan seguir creciendo y la vez nuestro país pueda tener una mejor economía.