Administración por valores

La administración por valores en las organizaciones es una práctica empresarial aceptada para motivar a los clientes a que sigan comprando, inspirar a los empleados para que den lo mejor de sí todos los días, capacitar a los propietarios para que al mismo tiempo que ganen se puedan sentir orgullosos, y estimular a los otros grupos significativos para que sostengan sus compromisos de negocios con nuestra compañía. 

Lo anterior se basa en cambiar y aprender continuamente buscando el éxito de la organización de manera innovadora y diferente con métodos que generen el beneficio tanto de los propietarios, los empleados, clientes y proveedores lo que se inicia en el momento en que se toma como base tener un vínculo entre los valores del trabajador y los valores de la compañía esto logra que se fortalezcan realmente los compromisos de las dos partes para que se puedan lograr todos los objetivos que tenga la organización; aclarando de esta manera que es indispensable para el desarrollo de la empresa tener una clara y afianzada definición de su Visión y Misión (fase I del proceso) lo que significa conocer la posición, diferenciación, complejidad, procesos y lo que quiere ser la empresa en un futuro llevando a cabo esto lógicamente de una manera compartida. 

La empresa no puede dejar de lado emitir valores, símbolos y conceptos que orienten, guíen y sitúen las actividades cotidianas de creación de valores por parte de los empleados, así se podría decir que se promueven estándares de comportamiento para todos los miembros de la organización, tanto a lo interno como a lo externo y los líderes organizacionales se convierten o se transforman en modelos de comportamiento adecuado con los valores que predican porque lo que realmente se busca o a lo que se quiere llegar es a dar un lado mas humano al propósito estratégico básico de la empresa, lo que revela y resalta es que los valores, tales como la confianza, la creatividad o la honestidad son tan importantes o mucho más que los conceptos económicos tradicionales o comunes como la eficiencia o el retorno sobre la inversión dando esto bases para decir que la Administración Por Valores esta diseñada para dar a conocer y resaltar que las empresas son la gente y que la perfección de la organización depende en gran parte de los valores que la gente implemente en su trabajo y en su vida reflejándose esto en los mismos resultados que de la empresa motivando a los clientes a que sigan comprando, inspirando a los empleados para que den lo mejor de si, capacitando a los propietarios para que al mismo tiempo que ganen se sientan orgullosos porque en la Administración Por Valores todos están ganando. 

La practica de la Administración Por Valores se inicia o comienza en si con el jefe o con quien se encuentre al mando de la organización, éste se debe auto-evaluar para mirar si en verdad está efectuando el trío de actos de la vida los cuales son realizar, conectar e integrar. 

El primero y el que de pronto es el mas común o el de mas habito en los humanos es el de Realizar puesto que el ser humano es la única especie que puede establecerse metas más allá de la diaria supervivencia. Es decir de manera un poco más resumida y concreta que significa hacer para ser. A continuación pasamos a lo que es Conectar lo cual radica en las relaciones con los demás, o estar con otros para ser, mejor dicho es ineludible e inevitable invertir en nuestra propia vida y en la vida de las otras personas y compartir nuestro tiempo y nuestras capacidades en compañía de amigos de los miembros de la familia y de otras personas que nos hagan sentir adecuadamente. Así que combinando las anteriores llegamos a el tercer acto que es Integrar donde se define o se redefinen los propósitos o valores para luego usarlos todos los días en la vida propia y que tengan significado para si mismos y para las personas lo cual representa que la integración cambiar para ser. 

De otra forma es imposible continuar en el desarrollo de la Administración Por Valores sin que quien se encuentre en el mando de la organización delibere sobre sus valores básicos propios y los valores básicos de la empresa y después de definir plenamente cuales son esos valores, el que esta al mando tiene que continuar considerando como demuestra o como manifiesta y refleja esos valores en el día a día con el entorno y es aquí donde se demuestra que las empresas que pueden enfrentar sus negocios importantes así las demás decaigan muestran lo que es en realidad una compañía afortunada. 

La compañía afortunada se encuentra aferrada a cuatro columnas que son su base o pilares y cada una de ellas encarna a un conjunto de individuos hacia las que la organización asume un compromiso determinado y especial; aparte se debe tener en cuenta que todos los sujetos que hagan parte de una compañía a la que se le considere afortunada sin importar el cargo que tenga le corresponde utilizar como plataforma el término Jefe porque debe pensar, sentir, actuar como un líder, directivo, de aquí nace el manejo de esta expresión y la representación de cada letra en cada columna comenzando con la J. la J representa los Clientes porque la realidad es que lo que inicialmente resalta en una compañía es la excelente aptitud de servicio que proporciona a los consumidores por esta razón lo mejor que una empresa podría hacer es que sus clientes se sientan orgullosos y satisfechos de su compañía y que lleguen a formar parte de la fuerza vendedora y hacer tener unos clientes adictos a nuestra calidad, se continúa con los Empleados, representados con la letra E, amantes de su empresa, siendo esta la segunda columna, creando un ambiente motivador para la gente, un ambiente en el cual los empleados puedan ver que trabajar por metas de la organización es lo que mas les conviene, los cuales siempre buscan rentabilidad y obtención de utilidades de lo cual se deriva la columna de los Propietarios, representada con la F, debe manejar un equilibrio con integridad manteniendo el espíritu de ética y responsabilidad compartida y confianza mutua para el grupo representado por la siguiente y última columna, el de otros grupos significativos denominados con la letra E, en donde incluyen a los acreedores, proveedores, contratistas, distribuidores e incluso a los de la competencia. 

El proceso de la Administración Por Valores es un proceso que requiere de un toque mas personal a quien lleva las riendas de la organización o al que quiera comenzar con este administración por valores a raíz de que se debe poner en práctica consigo mismo para lo cual se hacen indispensable la voluntad de creer en un conjunto convenido de valores y la diligencia continua para poner esos valores en acción, lo que indica que una persistencia concentrada e innumerable trabajo, principalmente en las primeras etapas, pues al proceso hay que darle tiempo. 

La administración por valores se aprovecha en tres movimientos: En el manejo de personas y de organizaciones, donde se quiere hacer que todos los individuos de una compañía marchen en la misma dirección para alcanzar los objetivos de la organización, se debe saber lo difícil que es lograr una alineación, dadas las necesidades, valores y expectativas que tienen todas y cada una de estas personas, son estos valores los que alinean a las personas, los que las comprometen a trabajar para alcanzar metas comunes, los valores son el único fenómeno que se puede mover a través de un grupo de personas de tal manera que las deje alineadas. Cómo se procede a administrar por valores?: Fase I, Aclarar nuestros valores, propósitos y misión., Fase II: Participando nuestra misión y nuestros valores, Fase III: Ordenando nuestras prácticas diarias con nuestra misión y con nuestros valores. 

• La primera fase seria entonces el proceso de aclarar la misión y los valores, aquí se comienza con lo mas básico: obtener la aprobación o el consentimiento de los propietarios para iniciar el proceso de Administración Por Valores, luego decidir qué valores quieren que se impulsen en su estrategia empresarial y su orden de prioridad e igualmente definir la misión de la compañía. Es buena idea dejar que la lista circule al principio y luego volver a revisarla, se deben aclarar los valores, cuanto más sencillos sean, mejor. Deben verse como una forma de energizar la compañía y asegurar el futuro bienestar. Posteriormente se debe comprometer el equipo de alta gerencia, a partir de esto ya el gerente coopera con ideas propias acerca de los valores dando paso entonces a que ya el quipo administrativo dé sus ideas sin que él este ya mas adelante, se reúnen y se muestran, comparan discuten las ideas entre ellos para ir mas adelante a que sean los clientes y otros interesados los que den su opinión finalizando con la minimización de todo lo que todos opinaron y exteriorizar misión y valores recomendados a junta directiva y propietarios para aprobación final. 

• La segunda fase es la Comunicación de misión y valores. Consiste simplemente en comunicar a los empleados para que se enteren de la misión y de los valores de la empresa en forma que se ajusten a agendas reales para la empresa y para ellos mismos, llegará a ellos de tal manera que ellos integren esto a su trabajo diario por medio de mecanismos como poner afiches, convocando reuniones de lanzamiento o cosas llamativas que informen y pues lógicamente que motiven también. En esas reuniones informativas repasar los siete pasos que se habían puesto en práctica para obtener aportes de todos, no solo de los directivos. Mostrar diapositivas con la declaración de la misión de la compañía y de sus valores básicos y explicar la sustentación de estos, hacer hincapié en que implementar el proceso de Administración por valores crearía un futuro mejor para todos. 

• La Tercera Fase es la célula madre y la esencia de la Administración Por Valores, ya aclarados los valores y la misión que se han comunicado a todos los que intervienen en el proceso y cualquier otro interesado en la empresa, entonces se debe vigilar las prácticas y la conductas organizacionales para asegurarse de que sean compatibles con las intenciones declaradas, las prioridades y las correspondientes metas de rendimiento; esto debe ser con todos y cada uno de los participantes de la empresa, así que hay que comenzar por identificar los valores y las definiciones apropiadas pertinentes a la toma de la decisión, mirar detenidamente a quiénes afecta verdaderamente la acción y a éstos se les debe dar un trato razonable y ecuánime sin olvidar cumplir con los clientes y darle retribuciones a los accionistas. 

A pesar de lo anterior, suelen presentarse ciertos problemas para mantener la alineación, para esto, se debe determinar cuándo hay algo fuera de alineación, esto es cuando hay problemas que afectan a las personas o los procesos en una organización, para solucionar esta desalineación se siguen tres pasos: 

1. Entrevistas de satisfacción de clientes y grupos de enfoque
2. Evaluación administrativa y técnicas de retroalimentación y por último 
3. Encuestas entre empleados sobre las prácticas de la compañía. 

No se puede tampoco dejar de lado la imagen que tiene que tener el jefe delante de los empleados, el jefe debe comunicar no imponiendo sino haciendo que sea comprendido en los procesos y ordenes, es bueno implementar programas de capacitación y desarrollo enfocados en liderazgo eficaz y trabajo en equipo para directivos y supervisores. Instalando un proceso de retroalimentación que permita a los directivos mejorar continuamente en estas áreas. 

Cuando se habla de la alineación se puede dar paso a la percepción que proviene de observar la manera como las personas cambian de parecer con el correr del tiempo, consiste en dejar de pensar que las cosas tienen que ser o lo uno o lo otro, y pensar que pueden ser ambas cosas a la vez. Se puede dar paso a que en el momento en que una situación de estas se presente, se utiliza para hacer frente a esta situación lo que se llama el proceso Solución de Problemas Oientadas a las Personas (SPOP), ésta es una manera grande de sacarle el provecho a un conflicto para realinear a las personas con los valores de la compañía y con los que son propios; pero el SPOP se usa si realmente se necesita como por ejemplo en el caso el que digamos que un problema interpersonal está claramente estorbando el progreso de un equipo, un departamento o toda la empresa; esto opera siguiendo un proceso consistente en una serie de interrogantes o pasos que las personas involucradas recorren juntos y que están destinadas a llevar un plan de acción que asegure que una situación como ésa no vuelva a ocurrir. 

Los interrogantes están prescritos en tres etapas: 

1. Definición.
2. Búsqueda de soluciones e implementación. 
3. Seguimiento. 

• La primera fase comienza descifrando las Inquietudes y hace la pregunta de cuáles son, luego se declara el objetivo y hay se pregunta qué es eso que se quiere lograr y mas adelante se da cuenta de cuáles son los requisitos claves y las preguntas a quiénes qué están interesados les podría de pronto afectar y recordar las expectativa propias las de los otros y las de la organización. 

• En la segunda etapa ya se ven mas ubicados a la búsqueda de cómo se va a hacer para resolver los problemas y de buscar las soluciones, evaluarlas a ver qué tal están e intentar obtener el acuerdo que se va a ensayar y ya de ese punto se comienza a crear el plan de acción pensando en cómo hacer para que la solución si funcione y no quede a medias; llegando de esta forma a implementar y seguir el plan mirando los resultados a ver si concuerda con lo que se quiere que pase y si la solución si esta funcionando, si termino siendo como se quería. 

Cuando no se tiene que tratar o tramitar muchos asuntos personales o interpersonales, se usa un método llamado Plan De Acción Para Resolver Diferencias, o GAAP. Estas herramientas, SPOP y GAAP animan a la gente a asumir responsabilidades, a sacar la cara y vivir los valores, no se puede esconder los sentimientos. 

Cuando se tiene que resolver problemas que no son personales, se usa el plan GAAP o las Herramientas SPOT, que quiere decir Solución de Problemas Orientada a Las Tareas, esto comprende una serie de herramientas que se usan en lugar del GAAP cuando existe un problema más complejo relativo al sistema de la empresa, estrategias, procesos o prácticas de trabajo. El proceso de evaluación administrativa consiste esencialmente en la retroalimentación que hace que los directivos reexaminen sus valores tanto personales como en equipo, sus estilos de trabajo y adaptabilidad, hay que escuchar, empezando por recoger ideas y datos de los interlocutores y dejar que cada quien se exprese. 

Empieza el viaje de Administración Por Valores, Tom, reflexiona sobre lo bien que lo habían tratado las personas de todos los niveles de las organizaciones, reflexiona sobre los Tres actos de la vida, en donde comprende la importancia de adoptar el segundo acto: Conectar, para de este modo realizar. Por dónde se empieza?, en principio por aclarar la visión, la misión y los valores de la propia compañía, llevar a cabo evaluaciones básicas basadas en los valores, una para la alta administración y otra para la compañía. Se debe buscar un verdadero compromiso, cuando se habla de compartir valores se toca una fibra muy sensible para la gente, en donde éstas personas tienden a dividirse en tres tipos: 

1. Entusiastas inmediatos: que se llenan de emoción y entusiasmo apenas arrancan y que se sienten muy a gusto con los cambios y que están listos a aceptar la Administración Por Valores rápidamente al conocer las cosas positivas que trae para la organización.
2. Obstruccionistas: con temor al cambio porque no están acostumbrados.
3. Indecisos: los que esperan a ver a quien le va mejor para irse por ese lado, son como movibles por las circunstancias y ya esta mas comprobado que éste es donde hay mas gente que en cualquier otro de los dos primeros equipos. 

Se empieza con una actividad llamada Negociación de Valores y Consenso, el propósito de este ejercicio es ayudar a todos los individuos de un equipo o subgrupo a alinearse en torno a una serie de valores compartidos. El único modo de que este ejercicio les produzca un beneficio en cuanto se refiere a la manera de trabajar juntos es convenir en que estos valores negociados y concensuados serán en adelante el jefe; es decir, que cualquier decisión en equipo, o conflicto, o diferencia de opiniones tiene que resolverse o gobernarse alineando esa solución con estos valores. 

Muchos de los integrantes de esta actividad pronto comprenderán que la Administración por valores trae beneficios por el trabajo en equipo o en grupo teniendo claramente esa figura muy necesaria que es la del jefe o aquel que dirige y pone orden a las cosas. 

Posteriormente la empresa entra en la fase comunicación, distribuyendo carteles, placas, recordatorios de bolsillo, y otras ayudas, para la concientización y fomentación de la aplicación de los valores instituidos en la compañía.

Al entrar la empresa en el trabajo efectivo, o sea, la fase de alineación, se encontraran numerosos vacíos, pero los empleados empezaran a contar lo que están haciendo para servir y ayudar, a mejorar las relaciones de unos con otros como clientes internos, esto es una actitud proactiva que desde los directivos hasta los empleados aportan con inteligencia y sentimiento al trabajo, entonces se comparten entre si el poder de tomar decisiones. 

Es importante ser realistas y no esperar resultados en la organización como un todo hasta el tercer año más o menos. Se obtiene progreso, pero los resultados permanentes necesitan más tiempo y esfuerzo concertado. 

Reflexiones sobre el viaje. Qué recompensas se obtienen? El libro cita que la atmósfera de la organización cambia de forma espectacular, se convierte la empresa en un lugar de trabajo mucho mejor, donde todos parecen que van en la misma dirección bajo el mismo jefe. Los valores empiezan a actuar como un imán poderoso que alinea a todos alrededor de un tema común que son los valores compartidos, el entusiasmo de unos contagia a otros, la Administración Por Valores causa un impacto trascendental en la vida personal de los empleados, lo mismo que en sus trabajos, realizándolos éstos con agrado, y en donde se dan unas conexiones entre los propios valores personales y los valores de la compañía. El proceso de la Administración Por Valores muestra que primero el trabajo se da con los directivos aplicándoselos ellos mismos, lo que da mayor credibilidad como un proceso de cambio para todo el personal antes de lanzarlo a la compañía entera. 

La Administración Por Valores enseña que mientras no se cambie el modo de cada quien de ver las cosas, no ocurrirá ningún cambio real, lo cual modifica efectivamente la perspectiva de la gente. Se debe examinar el comportamiento propio individual y de grupo para ver si se ajusta a los valores de la empresa. 

Para que funcione, La Administración Por Valores tiene que hacerse todo el tiempo, en todas las áreas, con todos los grupos interesados en la empresa y a todos los niveles, empezando desde la cima. La Administración Por Valores ayuda a determinar no sólo lo que se espera de un oficio propio sino también, y es lo más importante, qué se espera de la vida misma. 

La Administración Por Valores, no es simplemente un programa más, como cualquier otro; es una manera de vivir. 

La obra concluye con las "reflexiones sobre el viaje" donde se resumen los tres años que le tomó al protagonista de la obra incorporar estos conceptos en su empresa, y obtener los resultados esperados.